Automatyzacja obsługi zamówień: ile to kosztuje

Co oznacza automatyzacja zamówień z Allegro

Automatyzacja zamówień nie jest jedną konkretną funkcją. W zależności od sposobu działania firmy może oznaczać tylko pobieranie zamówień do sklepu albo cały proces od momentu zakupu na Allegro aż do przekazania przesyłki i aktualizacji statusu.

W typowym procesie mogą uczestniczyć:

• Allegro,
• sklep internetowy,
• system magazynowy,
• ERP,
• system księgowy,
• narzędzie do obsługi wysyłek,
• przewoźnicy,
• system wystawiania dokumentów.

Im więcej systemów bierze udział w procesie, tym ważniejsze jest prawidłowe zaprojektowanie przepływu danych.

Dlatego pytanie „ile kosztuje automatyzacja zamówień Allegro” wymaga najpierw określenia, co dokładnie ma zostać zautomatyzowane.

Od czego zależy koszt automatyzacji

Największe znaczenie ma liczba systemów i zakres danych wymienianych między nimi.

Liczba kanałów sprzedaży

Jeżeli firma otrzymuje zamówienia wyłącznie z Allegro i realizuje je bezpośrednio, proces może być stosunkowo prosty.

Jeżeli zamówienia pochodzą równocześnie z Allegro, własnego sklepu i innych marketplace, trzeba zaprojektować wspólny proces obsługi.

Wtedy należy ustalić, gdzie znajduje się główna baza produktów, który system zarządza stanem magazynowym i gdzie powinno powstać zamówienie.

Liczba systemów

Każde dodatkowe połączenie zwiększa liczbę zależności.

Sklep może pobierać zamówienie z Allegro, następnie przekazywać je do ERP, ERP może przekazywać dane do magazynu, a system wysyłkowy może otrzymywać informacje potrzebne do nadania paczki.

Przy wycenie trzeba więc uwzględnić nie tylko Allegro i sklep, ale cały łańcuch systemów.

Liczba zamówień

Wolumen sprzedaży wpływa na wymagania dotyczące stabilności procesu.

Przy niewielkiej liczbie zamówień część czynności może być wykonywana ręcznie. Przy dużej liczbie zamówień nawet drobny problem z synchronizacją może powodować wiele błędów.

Pobieranie zamówień z Allegro

Pierwszym etapem automatyzacji może być automatyczne pobieranie zamówień do sklepu lub systemu zarządzającego sprzedażą.

Nie wystarczy jednak samo utworzenie rekordu zamówienia.

Trzeba prawidłowo przekazać między systemami informacje dotyczące:

• produktów,
• ilości,
• cen,
• danych dostawy,
• sposobu dostawy,
• płatności,
• statusu zamówienia,
• numerów zamówienia.

W przypadku produktów posiadających warianty szczególnie ważne jest prawidłowe powiązanie konkretnej pozycji zamówienia z właściwym produktem w sklepie.

Mapowanie produktów

Jednym z najważniejszych elementów automatyzacji jest identyfikacja produktów.

Jeżeli Allegro używa jednego identyfikatora, a sklep innego, system musi wiedzieć, że oba rekordy dotyczą tego samego produktu.

Problem jest większy przy wariantach.

Produkt może mieć jeden identyfikator główny i wiele wariantów różniących się rozmiarem, kolorem lub inną cechą. Automatyzacja musi wskazać właściwy wariant na podstawie danych zamówienia.

Błąd na tym etapie może prowadzić do przygotowania niewłaściwego produktu do wysyłki.

Stany magazynowe

Automatyzacja zamówień powinna być powiązana z aktualnym stanem magazynowym.

Jeżeli produkt zostanie kupiony na Allegro, informacja o zmniejszeniu zapasu powinna zostać odpowiednio przekazana do systemu zarządzającego magazynem.

Przy sprzedaży wielokanałowej ma to jeszcze większe znaczenie. Ten sam produkt może być jednocześnie dostępny na Allegro i we własnym sklepie.

System źródłowy

Przed wdrożeniem trzeba wskazać, który system przechowuje rzeczywisty stan magazynowy.

Jeżeli sklep i Allegro mogą niezależnie zmieniać stan, należy ustalić zasady synchronizacji. W przeciwnym razie mogą powstawać konflikty i nadpisywanie danych.

Koszt automatyzacji rośnie wraz z liczbą procesów, integracji i poziomem ich dopasowania.

Ceny i zamówienia

Cena widoczna w zamówieniu Allegro powinna być przekazana do systemu realizującego zamówienie zgodnie z ustalonym procesem.

Nie zawsze będzie ona identyczna z aktualną ceną produktu w sklepie.

Jeżeli na Allegro obowiązywała promocja albo inna cena niż w sklepie, system musi prawidłowo zapisać wartość wynikającą z konkretnego zamówienia.

To ważne również przy późniejszym rozliczaniu sprzedaży.

Dane bez decyzji zostają liczbą. Dopiero pytanie nadaje im sens.

Płatności

Przy automatyzacji należy ustalić sposób przekazywania informacji o płatności.

System realizujący zamówienie powinien wiedzieć, czy zamówienie zostało opłacone oraz jaki status płatności jest związany z konkretną transakcją.

Nie należy zakładać, że status zamówienia i status płatności są zawsze tym samym.

Przy bardziej rozbudowanych procesach trzeba również określić zachowanie systemu w przypadku anulowania, zwrotu lub innej zmiany stanu transakcji.

Dokumenty sprzedażowe

Automatyzacja może obejmować również przekazywanie danych potrzebnych do przygotowania dokumentów sprzedażowych.

Zakres zależy od tego, gdzie firma wystawia dokumenty i jaki system księgowy jest wykorzystywany.

Przed wdrożeniem trzeba ustalić, które dane z zamówienia są wymagane oraz gdzie powinny zostać przekazane.

Nie należy automatycznie generować dokumentów bez wcześniejszego ustalenia zasad dotyczących danych kupującego i rodzaju sprzedaży.

Wysyłka i etykiety

Kolejnym etapem może być automatyczne przekazanie zamówienia do systemu wysyłkowego.

W zależności od rozwiązania może to obejmować dane odbiorcy, metodę dostawy, informacje o paczce oraz dane potrzebne do wygenerowania etykiety.

Warto również ustalić, co dzieje się, gdy dana metoda dostawy nie jest dostępna albo zamówienie wymaga nietypowej obsługi.

Automatyzacja powinna mieć zdefiniowany sposób obsługi wyjątków. Sam przepływ dla standardowego zamówienia nie wystarczy.

Automatyzacja przekazuje dane między sklepem, płatnościami, magazynem i wysyłką.

Statusy zamówień

Po wysłaniu przesyłki informacja o realizacji może zostać przekazana do sklepu, a następnie odpowiednio wykorzystana w dalszej obsłudze zamówienia.

Trzeba ustalić mapowanie statusów pomiędzy systemami.

Status „opłacone”, „w realizacji”, „wysłane”, „anulowane” czy „zwrócone” może być zapisany w różnych systemach w odmienny sposób.

Dlatego podczas wdrożenia trzeba przygotować tabelę mapowania statusów zamiast zakładać, że nazwy będą identyczne.

Integracja z własnym sklepem

Jeżeli Allegro jest dodatkowym kanałem sprzedaży, automatyzacja powinna być zaprojektowana razem z procesem sklepu.

Przykładowy przepływ może wyglądać następująco:

Allegro → sklep lub system centralny → magazyn → wysyłka → aktualizacja statusu → Allegro.

Nie jest to jedyny możliwy model. W niektórych firmach centralnym systemem będzie ERP, a sklep i Allegro będą tylko kanałami sprzedaży.

Najważniejsze jest ustalenie, gdzie powstają poszczególne dane i który system odpowiada za ich aktualność.

To, co widać na ekranie, ma potwierdzenie w tym, co dzieje się w sklepie.

BaseLinker i systemy pośredniczące

W sprzedaży wielokanałowej można wykorzystać system pośredniczący do obsługi zamówień, produktów, magazynu i wysyłek.

Takie rozwiązanie może uprościć proces, ale nadal wymaga prawidłowej konfiguracji.

Trzeba ustalić między innymi:

• mapowanie produktów,
• mapowanie wariantów,
• źródło cen,
• źródło stanów,
• statusy zamówień,
• metody dostawy,
• sposób przekazywania numerów przesyłek.

Jeżeli system pośredniczący jest już wykorzystywany, przed rozpoczęciem kolejnej integracji trzeba sprawdzić istniejące połączenia. Dodanie nowego mechanizmu bez analizy dotychczasowej konfiguracji może powodować konflikty.

Co wpływa na zakres wdrożenia

Koszt automatyzacji rośnie wraz z liczbą procesów, które mają zostać objęte automatyzacją.

Prosta automatyzacja

Może obejmować tylko pobieranie zamówień i utworzenie ich w sklepie.

Średni zakres

Może dodatkowo obejmować stany magazynowe, statusy, wysyłkę i podstawową synchronizację danych.

Rozbudowany zakres

Może obejmować Allegro, własny sklep, ERP, magazyn, system wysyłkowy, dokumenty sprzedażowe, zwroty i obsługę wielu kanałów.

Każdy kolejny etap zwiększa liczbę zależności, które trzeba skonfigurować i przetestować.

Porównanie procesów pokazuje, które czynności warto automatyzować w pierwszej kolejności.

Automatyzacja zwrotów i anulowań

Standardowe zamówienie jest najłatwiejszym przypadkiem.

W praktyce trzeba również obsłużyć sytuacje nietypowe.

Przykładowo klient może anulować zamówienie przed wysyłką albo zwrócić produkt po jego otrzymaniu. System musi wiedzieć, jaki status ma otrzymać zamówienie i jak informacja ma przepłynąć do pozostałych systemów.

Przy zwrotach trzeba dodatkowo ustalić sposób aktualizacji stanu magazynowego. Produkt zwrócony nie zawsze może natychmiast zostać oznaczony jako pełnowartościowy zapas.

Obsługa błędów

To jeden z najczęściej pomijanych elementów wyceny.

Co powinno się stać, gdy:

• produkt nie istnieje w sklepie,
• brakuje identyfikatora,
• stan magazynowy jest nieprawidłowy,
• metoda dostawy nie została rozpoznana,
• system zewnętrzny nie odpowiada,
• zamówienie zostało pobrane dwa razy,
• synchronizacja została przerwana?

Dobrze zaprojektowana automatyzacja musi przewidywać takie sytuacje.

Nie każdą sytuację da się automatycznie naprawić, ale system powinien przynajmniej umożliwić jej wykrycie i wskazać, które zamówienie wymaga ręcznej kontroli.

Bezpieczeństwo i dane klientów

Automatyzacja zamówień operuje na danych klientów, dlatego sposób przekazywania danych między systemami powinien być przemyślany.

Należy ograniczyć dostęp do informacji do systemów i osób, które rzeczywiście go potrzebują. Warto również ustalić, gdzie przechowywane są dane oraz jakie integracje mają do nich dostęp.

Przy wdrożeniu trzeba sprawdzić również sposób uwierzytelniania połączeń między systemami i przechowywania danych dostępowych.

Jeżeli do procesu dołączane są kolejne narzędzia, każde z nich powinno zostać uwzględnione w analizie przepływu danych.

Każdy krok procesu zostawia ślad, który da się sprawdzić.

Jak wygląda prawidłowe wdrożenie

Automatyzacji zamówień nie warto uruchamiać od razu na całym katalogu i wszystkich kanałach.

1. Analiza obecnego procesu

Najpierw trzeba rozpisać, co dzieje się z zamówieniem od zakupu do wysyłki.

2. Lista systemów

Należy wskazać wszystkie systemy uczestniczące w procesie.

3. Mapowanie danych

Trzeba określić, jak produkty, warianty, ceny, płatności, dostawy i statusy są identyfikowane w każdym systemie.

4. Reguły wyjątków

Należy ustalić zachowanie systemu w przypadku błędów, anulowania, zwrotów i braku produktu.

5. Testy

Najpierw warto przetestować kilka różnych scenariuszy zamówień.

6. Uruchomienie

Po sprawdzeniu procesu można rozszerzyć go na cały katalog.

7. Monitoring

Po wdrożeniu trzeba kontrolować synchronizację i reagować na błędy.

Co przygotować przed wyceną

Im dokładniejsze informacje otrzyma wykonawca, tym łatwiej określić rzeczywisty zakres.

Przygotuj:

• platformę sklepu,
• liczbę produktów,
• liczbę wariantów,
• średnią liczbę zamówień,
• informację o liczbie kanałów sprzedaży,
• system ERP,
• system magazynowy,
• system wysyłkowy,
• system księgowy,
• wykorzystywane integracje,
• sposób obsługi zwrotów,
• sposób obsługi dokumentów sprzedażowych.

Warto również opisać, które czynności są obecnie wykonywane ręcznie. To często najlepszy sposób na znalezienie miejsc, w których automatyzacja może rzeczywiście ograniczyć pracę.

Jak porównać oferty wykonawców

Nie porównuj wyłącznie deklaracji „automatyzacja zamówień Allegro”. Poproś o dokładny zakres.

Sprawdź, czy oferta obejmuje:

• pobieranie zamówień,
• mapowanie produktów,
• warianty,
• ceny,
• płatności,
• stany magazynowe,
• dostawy,
• etykiety,
• statusy,
• dokumenty,
• zwroty,
• anulowania,
• obsługę błędów,
• testy,
• monitoring po uruchomieniu.

Jeżeli integracja ma obejmować kilka systemów, każdy przepływ danych powinien zostać opisany osobno.

Automatyzacja a Allegro Ads

Allegro Ads nie jest elementem samej automatyzacji zamówień, ale dane sprzedażowe mogą być wykorzystywane do oceny reklamowanych produktów.

Jeżeli automatyzacja poprawnie przekazuje informacje o zamówieniach i produktach, łatwiej połączyć dane sprzedażowe z analizą kampanii.

Przy planowaniu reklam warto również uwzględniać dostępność produktów. Nie ma sensu intensywnie reklamować produktu, którego stan magazynowy jest niewielki albo którego realizacja jest problematyczna.

Kiedy automatyzacja ma sens

Automatyzacja zaczyna mieć szczególne znaczenie wtedy, gdy ręczne wykonywanie tych samych czynności zajmuje dużo czasu albo zwiększa ryzyko błędów.

Przy niewielkiej liczbie zamówień pełna integracja kilku systemów może być niepotrzebnie rozbudowana. Jeżeli jednak Allegro jest jednym z kilku kanałów sprzedaży, liczba zamówień rośnie, a dane są przepisywane między sklepem, magazynem i systemem wysyłkowym, warto przeanalizować możliwość automatyzacji.

Najpierw trzeba jednak znaleźć rzeczywiste wąskie gardło. Jeżeli problemem jest tylko ręczne pobieranie zamówień, nie ma potrzeby automatyzowania całego procesu logistycznego.

Dobrze zaprojektowana automatyzacja zamówień zaczyna się od procesu, a nie od narzędzia. Najpierw należy ustalić, skąd pochodzi produkt, cena i stan magazynowy, gdzie trafia zamówienie, kto odpowiada za jego realizację oraz jak wracają informacje o wysyłce, anulowaniu i zwrocie. Dopiero wtedy można określić potrzebne integracje i zakres prac. Cena zależy przede wszystkim od liczby systemów, wolumenu zamówień, liczby kanałów sprzedaży, wariantów produktów, zakresu synchronizacji i liczby wyjątków, które trzeba obsłużyć. Przed zleceniem warto więc przygotować mapę obecnego procesu i listę ręcznych czynności, które mają zostać wyeliminowane. Taki opis pozwala uniknąć płacenia za automatyzację funkcji, które nie są potrzebne, i jednocześnie nie pomijać elementów istotnych dla prawidłowej realizacji zamówień.